RPAの導入手順を完全解説！導入のメリットやデメリットもご紹介
集計データからExcelへ転記したり、経費の請求・承認など、単純作業であるにもかかわらず数時間かかってしまう業務は非常に多いです。
実際に、単調な作業に貴重な人員リソースが割かれてしまいコア業務がおろそかになってしまう業務が少なくないのではないでしょうか。
本記事では、煩雑な定型業務を自動化できるRPAを導入する流れと、RPA導入のメリット・デメリットについて解説します。
定型業務にリソースを圧迫されて困っている会社や担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automationの略語で、「ロボットによる業務の自動化」という意味です。
RPAを導入することで、工数が多い複雑な業務を自動化できる仕組みのことです。
ルーチンワークになりがちな業務はRPAに任せることができるため、人員削減・人手不足解消など、コストカットが期待できます。
たとえば、RPAを導入して自動化できる業務の例として、下記が挙げられます。
- 請求書作成
- 広告レポートの作成
- 競合調査
- 経費精算
- 入金確認
- 勤怠管理など
上記の業務はRPAを導入する例として代表的なものですが、上記の業務以外でもPC上で処理できる定型業務ならRPAで自動化できます。
また、煩雑な業務を自動化する以外にも、帳簿の転記や経理業務などの数字を扱う業務のミスを防ぐというメリットもあるのです。
RPAを導入すれば、人員リソースをコア業務に回すことができるため、現在RPAを導入する企業が急増しています。
RPAの導入手順
RPAは下記の手順で導入できます。
- 現状の課題を洗い出す
- RPAツールを比較する
- RPAツールを導入して得たい結果を明確にする
- RPAを本格的に導入する
順を追って詳しく解説します。
現状の課題を洗い出す
まずは社内の業務を見渡して、時間がかかっている業務をリストアップしていきます。
特にRPAが得意とする定型業務（ルーティンワーク）であれば、RPAを導入することで業務改善が見込めるため、事務作業を中心に洗い出すとよいでしょう。
特に複数のソフトを使用する業務やExcelを使用して計算・転記する業務など、昼夜問わずRPAが自動で遂行してくれます。
「どの業務に時間が割かれているか」に注目すると課題がより鮮明になり、適切なRPA導入へと繋がるのです。
RPAツールを比較する
社内の課題を洗い出したら、次に課題を解決するために適切なRPAツールを選定します。
RPAはツールごとに特徴や代行できる業務の種類が異なるため、慎重に検討する必要があります。
RPAツールを検討する際は、下記のポイントを押さえて比較しましょう。
- 料金（初期費用含む）
- システム開発経験がなくても開発可能か
- 複数のタスクを同時に実行するか
- RPA実行中に手作業で行う業務を挟むか
- タイマー機能の有無
- オンライン・オフラインどちらの環境か
RPAツールは、導入・ランニングコストもさることながら、業務の内容や環境によってどのツールが適切なのかが変わります。
システム開発やプログラミングの知識がなくても導入できるツールもありますが、中にはエンジニアがいないとRPAの設計が難しいツールもあるため、社内の状況を踏まえながら十分に検討しましょう。
RPAツールを導入して得たい結果を明確にする
RPAを導入することで業務を自動化して効率化させることができますが、効率化した先でどのような結果を得たいのかを明確にすることが重要です。
たとえば、「コア業務に人員を集中させたい」「人手不足を解消したい」「人件費を押さえたい」「Excelの転記ミスをなくしたい」など、RPAで得たい成果を明確にすることで、RPA選定で必要な要素やかけられるコストが見えてきます。
RPAを運用する担当者をはじめとして、該当の部署にも聞き取りを行い、どのような成果を期待するかを洗い出しましょう。
RPAツールの中には無料トライアルできるものもあるため、必要に応じて試用をしてみたうえで、使用感や成果を確認することも一つの手です。
RPAを本格的に導入する
どのRPAツールを使うかを決定して、本格的にRPAを導入します。
導入するにあたって、社内でRPAの運用担当者を決定したうえで、RPAを使用する部署や社員に使い方を周知する必要があります。
あらかじめ運用を開始する前に、RPAの使用の際に出るトラブルや疑問点についてフォローできる環境を整えておくことも重要です。
社内に対応できるエンジニアがいない場合には、RPAツールの開発元に問い合わせたり、サポートをお願いできるシステム導入支援会社に依頼したりしましょう。
RPAを導入するメリット
RPAを導入するメリットは、下記の通りです。
- 人手不足を解消
- 人件費の削減
- 時間外の業務対応
- 働き方改革への対応
- 人為的なミスを防止
- コア業務に集中できる
- 業務の属人化を防げる
- システム開発経験がなくても導入しやすい
RPAが得意とするのは、時間がかかってしまいがちである単純な定型業務です。
経費の申請・承認や、データ入力・集計・転記など、単純作業だけれども手作業でやると長時間になりがちな業務を全自動で行ってくれます。
単純作業を貴重なリソースである社員に振ってしまうと、その分コア業務に関わる人員が振ったり、労働時間が延びてしまい人件費もかさんでしまいます。
RPAは指示された作業を忠実に実行するため、人の手で行うよりも正確です。
特に経理のようなお金を扱う業務のミスを未然に防げるため、ランニングコスト以上の価値があると言えるでしょう。
RPAを導入するデメリット
RPAを導入した際に発生するデメリットとして、下記のことが考えられます。
- 突然停止するリスクがある
- RPAが代行した業務をできる人がいなくなってしまう
- セキュリティを強化する必要がある
- 指示を間違えると、間違った業務を遂行してしまう
- プログラミング知識が必要なツールもある
RPAはロボットが作業を行うため、突然停止するリスクがあることは理解しておく必要があります。
停電やシステム障害だけでなく、操作ミスや原因不明のバグでも停止してしまう可能性があるため、常にトラブルに備えておかねばなりません。
社内に情報システム部や常駐のエンジニアがいる場合は安心ですが、いない場合には専門の業者に委託してしまうのも一つの手です。
特に他社を巻き込む可能性のある業務にRPAを導入する際には、検討の段階でさまざまな可能性を考慮しておきましょう。
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本記事では、RPAの導入の流れやメリット・デメリットについて解説しました。
RPAは上手に導入することで、業務の効率化や人手不足を解消できる優れたツールです。
一方で、RPAが停止してしまうと業務が停滞してしまい、社内外で混乱を起こすリスクもあるため、あらかじめトラブルにどう対応するかを考えておくことが重要です。
また、プログラミングの知識がなくても導入できるRPAツールも多いですが、不測の事態に対応できるエンジニアがいないと、業務が止まってしまった際にトラブルになりかねません。
RPAを導入する際は、RPA開発・導入に特化したRPA導入支援会社に依頼するのが最適です。
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