RPAで自動化できることは？具体例やできないことも解説
RPAで業務を自動化することで、業務時間の大幅な短縮や人手不足を解消できます。
RPAが担える業務は多岐に渡り、多くの作業を任せることも可能です。
本記事では、RPAで自動化できること・できないことや、RPAのメリット・デメリットを解説します。
RPAを検討している方や、RPAでできないことを知りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
RPAで自動化できることは？具体例を解説
RPAは理論上、PC上で処理できることであれば自動化することができます。
RPAの代表手的な機能として、下記のものが挙げられます。
- 請求書作成
- 広告レポートの作成
- 競合調査
- 経費精算
- 入金確認
- 勤怠管理
それぞれ詳しく解説します。
請求書作成
RPAを導入することによって、面倒なルーティンワークになりやすい請求書作成業務も自動化できます。
会計ソフトやOfficeソフトなど、それまで業務で使用していたソフトを複数使用して自動で請求書を作成し、送付まで行います。
RPAを使用した請求書作成では、下記のことが可能です。
- 会計ソフトから請求先を自動で読み込んでExcelに転記
- 請求の集計処理
- 集計データを元に請求書を作成
- 請求書を印刷
- 請求書を自動送信
上記の流れのような定型業務を自動で行うため、時間に追われながら請求書作成をする必要がなくなるのが利点です。
また、業務時間外でも自動で請求書を作成してメールに添付・送信までを一挙に行うことで、急な請求書の発行にも間に合います。
広告レポートの作成
広告レポートは膨大な作業時間を要する定型業務の代表格といえるため、RPAを導入することにより大きな効率化を見込める業務の一つです。
広告レポートの作成においてRPAが担う作業は下記の通りです。
- 媒体ごとにデータを取得
- データをExcelに出力
- データを集計
- チェックデータを分析レポートを作成
広告レポート作業で負担になりやすい業務として「媒体ごとに条件を絞って検索・集計作業」「データを元にしたレポート作成」と、大きく2つに分けられます。
単調な作業になりやすい割には、数字を転記したり計算したりする作業が多いため、作業時間が膨大になりミスも誘発されやすいという悪循環に陥ります。
データの転記・出力・検算はRPAの得意とする業務であるため、自動化することで作業時間を大幅に短縮して担当者の負担を軽減できるのです。
競合調査
RPAによる競合調査の例として、下記のことが自動化できます。
- 競合他社の料金やサービスを検索
- 抽出した競合他社のデータをExcelに出力
- 競合のリストを作成レポートを作成
競合調査はマーケティングにおいて重要な業務ですが、競合のデータ収集は時間がかかるため、RPAに任せるべき業務だといえます。
RPAは競合他社のWebサイトから自動で情報を抽出して、Excelにデータを集計したうえで、レポート作成までを一挙に行うことが可能です。
競合の情報収集を自動化することで、担当者はRPAがまとめたデータを元にすぐに検討でき、業務時間のカットやコア業務に集中できるといったメリットがあります。
経費精算
経費精算にRPAを導入すると、下記の流れを自動化できます。
- 申請された経費をチェックして承認
- 差し戻し経費を項目ごとに仕分け
- 会計ソフトにデータを反映
経費精算は、申請の数や種類が多ければ多いほど担当者の負担も増えてしまいます。
申請された経費をチェックして差し戻したり、複数人でダブルチェックをしたりなどの作業は時間がかかってしまい、経費精算のために人員も割かなければなりません。
RPAを導入することで面倒なチェック業務を省略できるほか、機械が行うことでミスも起こらず、ダブルチェックのための人員を割く必要がなくなります。
入金確認
RPAでは自動で入金確認を行い、消込まで一挙に行えます。
- 請求書から入金予定の金額を読み込む
- 入金予定額を企業ごとにExcelに出力
- 入金確認入金された金額と請求書の金額を照らし合わせる
- 会計ソフトに反映帳簿からデータを消去（消込）
入金確認・消込作業は企業の信用に関わる重大な業務であるため、ミスや見落としは一切許されません。
取引先の企業が多いほど業務が煩雑になってしまい、膨大な時間がかかってしまうのが入金確認作業です。
業務時間を短縮するだけでなく、ミスを防ぐ意味でもRPAで自動化するのに適した業務と言えるでしょう。
勤怠管理
勤怠管理においては、下記の業務を自動化できます。
- 入力された勤怠をExcelや勤怠システムに出力
- 申請・打刻に漏れがないかをチェック
- 漏れがあった場合には該当社員にメール
勤怠管理業務は、打刻に漏れや不審な点があるかを目視でチェックしたうえで、漏れがあった場合には該当社員に聞き取りや再申請のお願いをしなければなりません。
RPAを導入することで、漏れや不審点がないかすべて自動でチェックしたうえで、メールで社員に連絡して再申請を促します。
RPAで自動化できないことは？
RPAはPCを利用した、決まりきった定型業務が得意です。
その一方で、下記のような作業・業務は不得意であるため、別のシステムを用意する必要があります。
- 画像解析
- 複雑・煩雑な業務
- 指示出しをせずに自動化することの全般
それぞれ詳しく解説します。
画像解析
RPAは事前に指定された動作以外を行えず、AIのように自身で判断することができません。
そのため、画像解析のようにその都度条件が違うものを扱う業務は不得意です。
例えば、画像を読み込ませて何の画像化を分類したり、画像上の文字を抽出したりと、機械が「判断」する作業はできません。
画像解析を自動化したい場合には、RPAではなくAIの出番だといえます。
複雑・煩雑な業務
人間が複雑・煩雑と感じる業務であっても、作業量が多いだけであればRPAで自動化できます。
しかし、ケースバイケースで判断しなければならないような複雑・煩雑な業務は、RPAで自動化できません。
その場に応じた判断が必要な業務は、RPAではなく他のシステムを使用するか、判断する部分だけを人間が行って他の業務をRPAに任せるとよいでしょう。
指示出しをせずに自動化することの全般
RPAは事前に組み込まれた指示を元に業務を遂行します。
そのため、事前にRPAに任せたいことや、実現したいことをはっきりさせる必要があるのです。
RPAを導入する際には、まずは何の業務を効率化したいのか、現状の業務フローであればどの部分を任せたいのかを明確にしましょう。
RPAのメリットデメリット
RPAはできること・できないことがはっきりしたシステムだといえます。
RPAの具体的なメリットとデメリットを解説します。
RPAのメリット
RPAのメリットは、下記の通りです。
- コスト削減
- 人手不足を解消
- 業務を時短できる
- ミスを防げる
- 業務時間外も対応できる
- プログラミング知識がなくても運用できる
RPAはプログラミング知識がなくても手軽に導入でき、膨大な時間がかかるような単純作業を自動化することで、上記のようなさまざまなメリットを生み出します。
働き方改革による労働時間の見直しや、人手不足に関しても解決が望めるでしょう。
また、数字や金額を扱う業務のような、ミスや見落としが発生してしまいがちな作業も得意です。
正確性が重要な業務であれば、RPAを取り入れることでミスを未然に防げます。
RPAのデメリット
RPAのデメリットは、下記の通りです。
- 導入コストが高い
- 傾向にある業務内容の変更にすぐ対応できない
- 不具合があった際に業務が遂行できない
- 判断が必要になる複雑な業務はできない
RPAは業務負担を減らすことで人件費のコストカットに役立ちますが、導入する際の初期コストにはそれなりの費用がかかってしまいます。
また、定型業務以外の業務は不得意であるため、RPA以外の対応策を考えなければなりません。
RPAに不具合が起こった場合の対処法もあらかじめ考えておきましょう。
もし不安がある場合には、RPAを扱っている導入支援会社のサポートを頼むのも手です。
まとめ：RPAを使って自動化しましょう
本記事では、RPAで自動化できる業務・自動化が難しい業務と、RPAのメリット・デメリットについて解説しました。
RPAを導入することで、それまで長時間かかっていた業務を自動化し、人員をコア業務に集中させられます。
働き方改革や人手不足などの時代の波にも対応でき、中長期的な利益を生み出すツールです。
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