kintoneの使い方完全ガイド！うまく使いこなして生産性アップを狙おう

2023年7月14日2023年7月21日

kintone

kintoneを導入してみたものの、具体的な使い方が分からない方は多いかもしれません。

そこで本記事では、kintoneの用途別の具体的な使い方をご紹介します。kintoneをこれから使いこなそうと思っている方や、現在進行形で活用を進めている方にも参考になる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

kintoneのログイン方法

はじめに、kintoneにログインするには、Webブラウザからkintoneを開いて、kintoneのログインページにアクセスします。

上記2つを入力した上で「ログインボタン」をクリックしましょう。

ログインボタンをクリックすると、自分が所属している組織のアカウントにログイン可能です。

kintoneにはさまざまな用語が存在するため、それぞれの用語を理解しないと進める際の効率が悪くなります。kintoneを使う上で、最低限覚えるべき用語は下記のとおりです。

それぞれ順番に解説します。

ポータルは、所属する組織内で利用可能なアプリや、データにアクセスするためのホーム画面のことです。ポータルには個人のタスクや通知、お気に入りのアプリなどが表示されます。

アプリは、データを管理するための基本的な単位のことです。たとえば、タスク管理や顧客データ管理、在庫管理などの目的に応じてカスタマイズすることができ、後述する「フィールド」に保存可能です。アプリを使いこなすことで煩雑なデータを一元管理できるため、企業の生産性を高められます。

レコードは、アプリに格納されるデータのことです。たとえば、顧客名、電話番号、住所などがレコードの代表例として挙げられます。複数のレコードをアプリ内で管理でき、加えて商談ステータスや受注予定日なども管理できるため、営業フローの効率化にも役立ちます。

フィールドは、レコードに含まれるデータの項目のことです。たとえば、テキストフィールド（名前や住所）、日付フィールド、ドロップダウンリストなどが挙げられます。フィールドはアプリの設計によってカスタマイズすることも可能で、自社の状況に合わせたフィールドを設定できます。

ここからは、具体的にkintoneの使い方をご紹介します。

上記2つについて順番に見ていきましょう。

kintoneアプリを作成するには、ポータルから「アプリを作成する」ボタンをクリックします。アプリの名前や設定を選択し、フィールドを追加してデータの入力フォームなどをカスタマイズします。

なお、作成したアプリはポータルからアクセス可能であり、作成した後も自由にカスタマイズすることも可能です。そのため、営業活動やその他あらゆるケースにおいて、運用を進める中で随時改善を図ることで、より効率的なアプリとして機能させられます。

kintoneは、テンプレートを提供しています。テンプレートでは、よく使用されるアプリの雛形を簡単に作成可能で、たとえばプロジェクト管理や問い合わせフォームなどの基本的なアプリを素早く作成することも可能です。

自分で1から作るのはハードルが高いですが、テンプレートを選択して必要なカスタマイズを行えば迅速にアプリを導入できます。社内にkintoneに関する知見がない場合や、スピード感を求めている場合はテンプレートの活用も検討してみてください。

kintoneのスレッド機能は、複数のユーザーが特定のレコードについてコミュニケーションできる機能です。レコード詳細画面で「スレッドを追加」ボタンをクリックし、コメントやファイルの添付、その他チャットコミュニケーションなどを行います。

スレッドを作成すれば外部のチャットコミュニケーションツールに依存するリスクも軽減できるので、より効率化を図りたい場合はスレッドも活用してみましょう。

kintoneは、企業内の業務効率化や情報共有に非常に役立つツールです。

こういったツールは知見がないとカスタマイズするのは難しいものの、kintoneの場合は知見がない方でも、ある程度のカスタマイズやアプリの作成を行うことが可能です。加えて、スレッドを使うことでチーム内での円滑なコミュニケーションも図れるようになります。

また、今後より具体的に使いこなしていきたい場合や、自社に状況に合わせた最適なカスタマイズなどを検討している場合は、株式会社J-Barrelが提供している「Goku管理」もご活用ください。

Goku管理は、規模の大きいシステム開発は予算感が合わず、とはいえ自社の業務は効率化したいというニーズに応えた、kintoneを利用した安価なシステム開発サービスです。でも環境もご用意しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。