キントーンで自治体のDXを実現！できることと導入メリットを事例付きで紹介
自治体のDX推進において、プログラミング不要で業務改善できるキントーンが注目されています。本記事では、申請業務の電子化や文書管理など自治体がキントーンで実現できる具体的な機能とメリットを解説。あなたの自治体でのDX推進に役立ていただくためにぜひ最後までご覧ください。
自治体のDX推進とキントーンの役割
自治体が直面するデジタル化の課題
全国の自治体では現在、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が課題となっています。国が掲げる「自治体DX推進計画」に基づき、2026年までに行政手続きのオンライン化や情報システムの標準化を実現することが求められていますが、多くの自治体が深刻な課題に直面しています。
特に顕著なのが、紙ベースの業務プロセスによる非効率性です。申請書類の受付から決裁、保管に至るまで、多くの工程で紙媒体が使用されており、職員の業務負担が増大しています。
さらに、部署間での情報共有が円滑に行われず、同じデータを何度も入力する重複作業が発生しているケースも少なくありません。
また、限られた予算と人材の中で、大規模なシステム開発を進めることは困難です。専門的なIT知識を持つ職員が不足している自治体では、外部ベンダーへの依存度が高く、システムの改修や機能追加に時間とコストがかかるという問題も抱えています。
| 課題 | 具体的な問題点 | 影響 |
|---|---|---|
| 紙ベース業務 | 申請・決裁・保管が全て紙媒体 | 作業時間の増大、保管スペースの圧迫 |
| 情報の分断 | 部署間でのデータ共有が困難 | 重複入力、連携ミスの発生 |
| IT人材不足 | 専門知識を持つ職員の欠如 | システム改修の遅延、高コスト化 |
| 予算制約 | 大規模投資が困難 | DX推進の遅れ |
キントーンが選ばれる理由
こうした課題を抱える自治体において、クラウド型業務アプリ構築プラットフォーム「kintone（キントーン）」が注目を集めています。
自治体がキントーンを選ぶ理由はいくつかあります。まず、初期投資を抑えながら段階的に導入できる点です。月額料金制なので、大規模なシステム開発と比較して導入のハードルが低く、小さく始めて徐々に拡大していくことが可能です。
次に、現場主導での業務改善が実現できる点です。ノーコードで操作も簡単なので、実際に業務を担当する職員がアプリを作成・改修できます。
また、セキュリティ面での信頼性も選ばれる理由の一つです。キントーンは、金融機関や官公庁でも採用される高度なセキュリティ基準を満たしており、個人情報を扱う自治体業務においても安心して利用できます。
キントーンで自治体ができること
キントーンは、プログラミング不要で自治体職員自身がシステムを構築できるため、幅広い業務領域でデジタル化を推進できます。ここでは、キントーンが自治体で活用できる主な機能と具体的な業務改善の方法をご紹介します。
各種申請・届出業務の電子化
キントーンを活用すると、住民からの各種申請や届出業務をオンライン化できます。転入転出届、証明書発行申請、イベント参加申込などをWebフォームで受け付け、自動的にデータベースに集約することで、紙の書類管理や手作業での転記作業を大幅に削減できます。申請状況の進捗管理も一元化され、住民からの問い合わせにも即座に対応できる体制が整います。
文書管理と情報共有の最適化
自治体では膨大な文書や資料を扱いますが、キントーンでは部署横断での文書管理システムを容易に構築できます。会議資料、規程集、マニュアルなどを一元管理し、検索機能で必要な情報に素早くアクセス可能です。アクセス権限の設定により、機密情報も安全に管理しながら、必要な職員間での情報共有を促進できます。
施設予約システムの構築
公民館、体育館、会議室などの公共施設予約をキントーンで管理することで、住民の利便性向上と職員の管理業務効率化を同時に実現できます。施設の空き状況をリアルタイムで確認でき、ダブルブッキングを防止しながら、予約受付から利用料金の管理まで一貫したシステム運用が可能です。
職員間のワークフロー管理
稟議承認、休暇申請、物品購入申請など、自治体内部のワークフローをキントーンで電子化できます。承認ルートを柔軟に設定でき、どこで申請が滞っているかを可視化することで、業務のスピードアップが図れます。テレワーク環境でも承認作業が行えるため、働き方改革にも貢献します。
住民サービス向上のためのデータ活用
キントーンに蓄積されたデータを分析することで、より質の高い住民サービスの提供が可能になります。問い合わせ内容の傾向分析や施設利用状況の把握により、サービス改善のための具体的な施策立案に活用できます。グラフやレポート機能を使って、議会や住民への説明資料作成も効率化されます。
自治体がキントーンを導入するメリット
初期費用を抑えた導入が可能
自治体がキントーンを選ぶ最大のメリットの一つが、初期投資を大幅に抑えられる点です。従来の自治体向けシステムでは、数百万円から数千万円の初期開発費用が必要でしたが、キントーンは月額料金のみで利用開始できます。
1ユーザーあたり月額1,000円から利用でき、必要な職員数に応じて柔軟にライセンスを調整できるため、予算規模の小さな自治体でも導入しやすい価格設定となっています。また、サーバー設備の購入や維持管理コストも不要なため、IT人材が限られる自治体でも運用負担を最小限に抑えられます。
プログラミング不要で現場主導の改善
キントーンの最大の特徴は、専門的なプログラミング知識がなくても職員自身がシステムを構築・改善できる点にあります。ドラッグ&ドロップの直感的な操作で、申請フォームやデータベース、ワークフローを作成できるため、現場の業務を最も理解している職員が主体となってシステム改善を進められます。
これにより、外部ベンダーへの依頼や長い開発期間を待つことなく、業務の変化に応じて即座にシステムを調整できます。ただ、より複雑なアプリ作成などは外部のkintone開発会社に依頼する方が良いケースもあります。
kintone開発会社に頼む場合、大体初期費用は30万〜かかりますが、弊社であれば初期費用も最低10万円ほどに抑えながら開発させていただきます。
kintone開発を依頼されたい方はお気軽にご相談ください！
クラウドベースでの安全な運用
キントーンは、高度なセキュリティ対策が施されたクラウド環境で運用されるため、自治体が扱う個人情報や機密情報を安全に管理できます。ISO27001やISO27017などの国際的なセキュリティ認証を取得しており、データの暗号化、アクセス制限、操作ログの記録など、自治体に求められる情報セキュリティ要件を満たしています。
また、災害時のBCP対策としても有効で、データは複数のデータセンターに分散保管されるため、庁舎が被災した場合でも、インターネット接続があればどこからでも業務継続が可能です。定期的な自動バックアップにより、データ消失のリスクも最小化されます。
既存システムとの連携
キントーンは、APIやプラグインを活用することで、既存の自治体基幹システムや各種外部サービスとの連携が可能です。住民基本台帳システムや財務会計システムなど、既に稼働している重要システムを置き換えることなく、キントーンを補完的に活用できます。
例えば、基幹システムからデータを自動取得して職員向けのダッシュボードを作成したり、キントーンで収集した申請データを既存システムに連携させたりすることで、部門間のデータサイロを解消し、業務効率を向上させることができます。
キントーンの自治体導入事例
横浜市での活用事例
横浜市では、職員の業務効率化と市民サービスの向上を目的としてキントーンを導入しました。特に注目されるのが、各区役所や出先機関での情報共有システムの構築です。従来は紙ベースやExcelファイルの共有で管理していた施設の稼働状況や市民からの問い合わせ対応履歴を、キントーン上で一元管理することで、リアルタイムでの情報共有が可能になりました。
また、横浜市役所では新型コロナワクチンの接種予約をkintoneで効率化された例もあります！
参照元：https://www.kintoneapp.com/case/city-yokohama-lg
医療機関に電話で予約しないといけなかったのを、kintoneを使うことでカレンダーで空き状況を確認でき、ネット予約できる様になりました。
そうすることで、医療機関が電話対応する時間も省け、ワクチン接種を受けたい方もスムーズに予約できる様に改善されています。
焼津市での活用事例
焼津市役所では、ふるさと納税の自治体業務にkintoneを導入しました！
参照元：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/yaizu.html
静岡県焼津市は、ふるさと納税を活用している自治体の中で、国内最大の品揃えを誇っております。
お礼品は今や1800を超えるほど大きくなっており、元々はエクセルで市役所が管理していたが、管理しきれなくなりkintoneを導入された経緯があります。
1つのエクセルだと複数人で同時に作業ができないため、効率が悪かったとのことです。
kintoneはクラウド型のサービスなので、複数人で同時に編集も可能。最新の情報を複数人ですぐにシェアできるのもメリットですね！
kintoneを導入することで、2週間かかっていた作業が1日で終わる様になったなど、とても大きな効果がありました。
まとめ
キントーンは、自治体のDX推進において強力なツールとなります。プログラミング不要で現場主導の業務改善が可能であり、初期費用を抑えながら柔軟なシステム構築ができる点が大きな特長です。
申請・届出業務の電子化、文書管理の最適化、施設予約システムの構築、ワークフロー管理、住民サービス向上のためのデータ活用など、自治体が抱える様々な課題に対応できることから、多くの自治体で導入が進んでいます。
横浜市や静岡県をはじめとする大規模自治体だけでなく、小規模自治体でも成功事例が生まれており、組織の規模を問わず効果的な活用が可能です。
自治体のデジタル化を推進し、職員の業務効率化と住民サービスの向上を同時に実現するために、キントーンは有効な選択肢となるでしょう。kintone開発についてお困りごとがあればぜひ弊社までお問い合わせください！