不動産業界向けkintone活用術｜顧客管理・物件情報・契約書をまとめて一元化

kintone

不動産業界では、顧客情報・物件情報・契約書類がバラバラに管理され、情報共有の遅れや追客漏れが課題です。

本記事では、kintoneを活用して業務を一元化する具体的な方法と導入事例を解説します。

不動産業界の方はぜひ参考にしてみてください！

弊社はkintone開発を主に行っており、不動産業界の方の開発実績もございます。

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不動産業界が抱える業務管理の課題

不動産業界では、顧客対応・物件管理・契約手続きといった多岐にわたる業務を同時並行で進める必要があります。

しかし、多くの会社でその管理方法はExcelや紙、個人のメモアプリなどに分散しており、業務の非効率化や情報共有の遅延が深刻な課題となっています。

以下では、不動産業界に特有の業務管理上の問題点を整理します。

顧客情報や物件情報が分散している問題

不動産業務では、問い合わせ対応・内見調整・条件ヒアリング・物件提案など、顧客との接点が多く、その都度さまざまな情報が生まれます。

しかし多くの企業では、顧客情報はExcelで管理し、物件情報は別のシステムや紙台帳に記録されており、両者がひも付いていない状態になっています。

この状態では、「この顧客にどの物件を紹介したか」「いつ内見したか」「どんな条件を希望しているか」といった情報を確認するたびに複数の場所を参照しなければならず、担当者の対応スピードが落ちるだけでなく、引き継ぎや不在時の対応に大きな支障をきたします。

管理対象 よくある管理方法 主な問題点
顧客情報 Excel・紙・個人メモ 担当者ごとに書式がバラバラで共有が困難
物件情報 別システム・物件台帳 顧客情報と連動しておらずマッチングに手間がかかる
内見・商談履歴 個人の手帳・メールの履歴 担当者不在時に状況を把握できない

契約書類の管理に手間がかかる現状

不動産取引では、重要事項説明書・賃貸借契約書・売買契約書・入居申込書など、扱う書類の種類と量が非常に多くなります。これらの書類を紙で作成・押印・郵送・ファイリングする従来のフローは、担当者の作業負担が大きく、書類の紛失や確認漏れが発生するリスクをはらんでいます。

また、承認フローが属人的になっているケースも多く、上長への確認依頼や修正対応のたびにメールや口頭でのやり取りが発生し、契約完了までに余計な時間がかかります。こうした非効率は、顧客の機会損失につながるだけでなく、スタッフの残業増加や離職リスクにも影響します。

社内の情報共有が遅れることで起きる機会損失

不動産市場では、優良物件の情報や顧客からの問い合わせに対して、いかに素早く動けるかが成約率を左右します。しかし、情報が個人や部門ごとに分断されている環境では、「担当者しか状況を把握していない」「社内への共有が遅れて対応が後手に回る」といった事態が頻発します。

たとえば、担当者が外出中や休暇中に顧客から連絡が入っても、他のスタッフが状況を把握できなければ適切な対応ができません。結果として顧客の信頼を損ない、他社に流れてしまうケースも少なくありません。

不動産業界でkintoneが選ばれる理由

不動産業界では、顧客情報・物件情報・契約書類・社内連絡など、管理すべき情報の種類が多く、それぞれが別々のツールやExcelファイルに散在しているケースが少なくありません。こうした課題を解消するツールとして、kintoneは不動産業界での導入実績が豊富なクラウド型業務改善プラットフォームとして広く知られています。ここでは、不動産会社がkintoneを選ぶ主な理由を整理します。

ノーコードで不動産業務に合わせたカスタマイズが可能

kintoneの最大の特徴のひとつが、プログラミングの知識がなくてもアプリを作成・カスタマイズできる点です。顧客管理・物件管理・契約書管理など、不動産業務に必要なアプリをドラッグ&ドロップの操作で構築できるため、ITの専門部署がなくても自社の業務フローに合ったシステムを内製できます。

また、業務の変化に合わせてアプリの項目やフローを随時変更できるため、導入後も柔軟に運用を改善し続けられる点が、不動産会社から高く評価されています。

比較項目 従来のシステム kintone
カスタマイズ ベンダーへの依頼が必要 ノーコードで自社対応可能
導入期間 数ヶ月〜1年以上 最短数日〜数週間
変更・改修 追加費用と時間がかかる 管理者が随時対応可能
コスト 初期費用が高額になりやすい 月額従量制で始めやすい

クラウド上で社内外のメンバーとリアルタイムに情報共有できる

不動産業務では、営業担当・管理担当・経営層など複数の関係者が同じ情報を参照・更新する場面が多く発生します。kintoneはクラウドベースのサービスであるため、インターネット環境があればオフィス外からでもスマートフォンやタブレットでアクセスでき、現場とオフィス間のタイムラグを解消できます。

たとえば、内見中の営業担当者がその場で顧客情報や物件情報を確認・更新し、その内容が社内の担当者にリアルタイムで共有されるといった運用が可能です。

既存のExcelやシステムからのデータ移行がしやすい

多くの不動産会社では、顧客リストや物件情報をExcelで管理しているケースが一般的です。kintoneはCSV形式でのデータインポートに対応しており、既存のExcelデータをそのままkintoneに取り込めるため、移行時の負担が少なく現場への導入ハードルが低いのが特徴です。

また、既存の基幹システムや外部サービスとのデータ連携も実現できます。不動産業界で利用されている賃貸管理システムや電子署名サービスとの連携実績もあり、段階的なシステム整備が可能です。

kintoneを使った不動産の顧客管理

不動産業界における顧客管理は、問い合わせ対応から内見調整、条件交渉、契約締結まで多岐にわたるプロセスを含みます。それぞれのステップで発生する情報をバラバラに管理していると、担当者間の引き継ぎミスや追客漏れが発生しやすくなります。kintoneを活用することで、こうした顧客に関する情報を一つのプラットフォームに集約し、営業活動の精度と速度を同時に高めることができます。

顧客情報をkintoneのアプリで一元管理する方法

kintoneでは、顧客ごとのレコードを作成し、氏名・連絡先・希望条件・対応履歴などをまとめて管理するアプリを、コードを書かずに構築できます。Excelのような平面的な管理とは異なり、各顧客のレコードに関連情報を紐づけて深く管理できる点が大きな特徴です。

以下は、顧客管理アプリで設定する主なフィールドの例です。

フィールド名 用途
氏名・連絡先 顧客の基本情報を登録する
希望エリア・予算・間取り 物件マッチングの条件として活用する
問い合わせ経路 SUUMOやat homeなどの流入元を記録する
担当者名 営業担当者を明確にして責任の所在を明らかにする
顧客ステータス 検討中・内見済み・契約準備中などの進捗を管理する
備考・メモ欄 ヒアリング内容や特記事項を自由に記載する

このように必要な項目をアプリに集約することで、誰が見ても同じ情報を把握でき、担当者が不在の場合でもスムーズな引き継ぎが可能になります。

問い合わせ履歴や内見日程を顧客情報と紐づける

顧客管理において見落とされがちなのが、「いつ・何を・誰が対応したか」という活動履歴の記録です。kintoneでは、顧客レコードに対して問い合わせ履歴や内見日程をサブテーブルや関連レコードとして紐づけることができます。これにより、顧客ページを開くだけで過去のすべての対応状況が時系列で確認できる環境が整います。

たとえば、問い合わせ日・対応内容・次回アクション予定日などを活動ログとして記録しておけば、営業チーム全体で顧客の温度感を共有できます。内見のキャンセルや条件変更の経緯も残るため、長期検討顧客への再アプローチ時にも的確な提案が可能になります。

顧客ステータスの見える化で追客漏れを防ぐ

不動産営業では、複数の顧客を同時並行で対応することが多く、「あの顧客、最後に連絡したのいつだっけ」という状況が起きやすいです。kintoneのカンバンビューや一覧ビューを使えば、顧客ステータスをひと目で把握できる営業管理画面を簡単に作成できます。

「新規問い合わせ」「内見設定済み」「再検討中」「契約準備中」「成約」といったステータスをドロップダウンで管理し、カンバン形式で表示することで、どのフェーズに何人の顧客がいるかが視覚的に把握できます。これにより、対応が止まっている顧客を早期に発見し、適切なタイミングで追客アクションを取ることが可能です。

kintoneを使った物件情報の管理と活用

不動産業務において、物件情報の管理は顧客対応の質に直結します。物件数が増えるにつれ、ExcelやPDFなどに散在したデータを探す手間が増え、担当者によって管理方法がバラバラになりがちです。kintoneを活用することで、物件情報をデータベースとして一元管理し、検索・活用・共有のすべてを効率化できる環境を整えることができます。

物件情報をデータベース化してすぐに検索できる環境を作る

kintoneでは、物件ごとに1レコードを作成し、必要な情報をフィールドとして自由に設定できます。ノーコードでアプリを構築できるため、自社の業務フローに合わせた項目設計が可能です。

以下は、物件管理アプリに設定する代表的なフィールド項目の例です。

カテゴリ フィールド例
基本情報 物件名、所在地、築年数、構造、階数
賃貸・売買条件 賃料・価格、管理費、敷金・礼金、契約種別
設備・特徴 間取り、専有面積、駐車場有無、ペット可否
ステータス管理 空室・募集中・契約済・退去予定などの状態
添付ファイル 図面、写真、周辺地図、重要事項説明書

各フィールドにはドロップダウンやチェックボックス、数値入力など、入力ミスを防ぐフィールド形式を選べます。また、kintoneの絞り込み・並び替え機能を活用することで、「2LDK・賃料10万円以下・ペット可」のような複合条件での検索が数秒で完了します。

物件と顧客をkintone上で関連付けてマッチング精度を上げる

kintoneには「関連レコード一覧」や「ルックアップ」といった機能があり、別々のアプリ間でレコードを紐づけることができます。顧客管理アプリと物件管理アプリを連携させることで、特定の顧客がどの物件に興味を持っているか、どの物件を内見したかといった情報をひとつの画面で確認できるようになります。

さらに、顧客の希望条件（エリア・賃料・間取りなど）をあらかじめレコードに記録しておけば、新着物件が登録されたタイミングで条件が合う顧客を絞り込み、スピーディーに提案アクションへつなげることができます。顧客と物件のマッチング業務を、担当者の記憶や勘に頼らずデータドリブンで進める仕組みがkintoneで実現可能です。

物件の入退去履歴や維持管理記録を一元化する

賃貸管理や不動産管理業務では、物件ごとの入退去の履歴や、設備の修繕・点検記録を正確に把握しておくことが重要です。これらが紙や担当者個人のメモに散在していると、過去の対応状況が把握できず、同じトラブルへの対応が遅れる原因になります。

kintoneでは、物件レコードに関連づける形で入退去記録アプリや修繕管理アプリを作成し、時系列で履歴を蓄積することができます。

管理対象 kintoneで記録できる内容
入退去履歴 入居日・退去日・原状回復の内容・清算金額など
修繕・メンテナンス記録 対応日・対応内容・業者名・費用・完了ステータスなど
設備点検記録 点検日・点検箇所・結果・次回予定日など
クレーム・問い合わせ対応 受付日・内容・対応状況・担当者・完了日など

kintoneを使った契約書・書類管理の効率化

不動産業務において、契約書類の管理は特に煩雑になりやすい領域です。賃貸借契約書・重要事項説明書・売買契約書など、取り扱う書類の種類は多岐にわたり、それぞれに承認フローや保管ルールが異なります。kintoneを活用することで、書類の作成から承認・保管・検索までの一連の流れをひとつのプラットフォーム上に集約し、大幅な業務効率化を実現できます。

契約書類の作成・承認フローをkintoneで自動化する

これまで紙やメールでやり取りしていた契約書類の承認フローは、kintoneのプロセス管理機能を使うことで電子化・自動化が可能です。担当者がkintone上でレコードを起票すると、あらかじめ設定したルートに沿って上長や法務担当者へ自動的に回覧されます。承認待ち・差し戻し・承認済みといったステータスが可視化されるため、書類がどこで止まっているかをリアルタイムに把握できます。

従来の運用 kintone導入後の運用
メール・口頭で承認依頼 kintone上で自動回覧・通知
承認状況を個別に確認が必要 ステータスをリアルタイムで一覧確認
差し戻し理由がメール上に散在 コメント機能でレコードに履歴が残る
対応漏れが発生しやすい 担当者へ通知が届くため対応漏れを防止

電子署名サービスとkintoneを連携させて契約業務をペーパーレス化する

kintoneは外部サービスとのAPI連携に対応しており、クラウドサインやDocuSignなどの電子署名サービスとkintoneを連携させることで、契約業務を完全にペーパーレス化することが可能です。

kintone上で作成した契約書データを電子署名サービスへ送信し、署名完了後に署名済みPDFをkintoneのレコードへ自動添付するといった一気通貫の仕組みを構築できます。

書類の保管・検索をkintone上で完結させる仕組み

kintoneでは、契約書や重要事項説明書などのPDFファイルをレコードに添付して保管できます。さらに、物件名・顧客名・契約日・書類種別といった属性情報と紐づけて保管することで、必要な書類をキーワード検索や絞り込みで即座に呼び出せる環境を整えられます。

従来のように、キャビネットや共有フォルダの中を目視で探し回る手間がなくなるため、問い合わせ対応時や監査対応時の業務負荷を大幅に軽減できます。

不動産業界でのkintone導入事例

kintoneを不動産業務に導入した企業は、顧客管理・物件情報・契約書類といった複数の課題をまとめて解消しています。ここでは、業種別の具体的な活用事例を紹介します。

賃貸管理会社がkintoneで業務効率化を実現した事例

賃貸管理会社では、入居者情報・契約状況・家賃入金状況をExcelと紙で別々に管理していたため、担当者ごとに情報の持ち方が異なり、引き継ぎや確認に時間がかかっていました。kintone導入後は、これらの情報を1つのアプリ上に集約し、入居者ごとのステータスや契約更新時期をリアルタイムで確認できる環境を整備しました。

以下は、導入前後の主な変化をまとめた表です。

項目 導入前 導入後
入居者情報の管理方法 ExcelファイルをメールやUSBで共有 kintoneアプリで全員が同一データを参照
契約更新の管理 担当者が個別にカレンダーで管理 更新時期が近づくとkintone上で自動通知
家賃入金確認 通帳記帳後に手作業で照合 入金ステータスをkintone上で一括管理
引き継ぎ時間 1件あたり30分以上かかるケースあり アプリを開くだけで状況を即確認

更新漏れや入金確認の遅延といったミスが大幅に減少し、担当者の作業負担が軽減されました。

不動産管理会社がkintoneで修繕対応の属人化を解消した事例

複数の物件を管理する不動産管理会社では、入居者からの修繕依頼や設備不具合の報告が電話・メール・FAXなど複数の経路で届き、担当者ごとに対応状況が異なる属人化が問題になっていました。対応漏れや二重対応が発生し、入居者からのクレームも生じていました。

kintone導入後は、修繕依頼の受付から業者手配・完了確認・費用記録までを一連のフローとしてkintone上で管理できるようにしました。

フェーズ kintoneでの管理内容
依頼受付 入居者名・物件名・内容・受付日時をアプリに登録
業者手配 対応業者をアプリ上で選定・連絡履歴を記録
対応進捗確認 ステータスをリアルタイムで更新・チーム全員が参照可能
完了・費用管理 作業完了日・費用・写真をkintoneに記録・オーナーへの報告に活用

修繕対応の抜け漏れがなくなり、担当者が不在でも別のスタッフがスムーズに引き継げる体制が実現しました。また、過去の修繕履歴が物件ごとに蓄積されるため、定期的なメンテナンス計画や費用見積もりにも活用できるようになっています。

まとめ

不動産業界では、顧客・物件・契約書類の分散管理が業務効率の低下を招いています。

kintoneを活用することで、これらの情報を一元化し、追客漏れの防止や契約業務のペーパーレス化が実現できます。

ノーコードで自社業務に合わせた構築が可能な点も、kintoneが不動産業界で選ばれる大きな理由です。

弊社はkintone開発を主に行っており、不動産業界の方の開発実績もございます。

顧客管理や物件管理、契約管理などのアプリを作成することができるので、お気軽にご相談ください！

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