kintoneで勤怠管理は難しい？メリット・デメリットから導入事例まで解説

2024年8月8日2024年10月1日

Kintone

kintoneを使った勤怠管理の難易度について疑問をお持ちの方に向けて、本記事では詳細な解説を提供します。kintoneの基本概念から始まり、勤怠管理における具体的なメリットとデメリットを明らかにします。さらに、実際の企業での導入事例を紹介し、kintoneを活用した勤怠管理の実態をお伝えします。また、おすすめのアプリケーションも紹介するので、導入を検討している方にとって有益な情報となるでしょう。結論として、kintoneでの勤怠管理は決して難しくありませんが、いくつかの注意点があることをお伝えします。この記事を読むことで、kintoneを用いた勤怠管理について包括的な理解が得られ、自社への導入判断に役立つ知見を得ることができます。

1. kintoneとは？
2. kintoneで勤怠管理は難しい？
3. kintoneで勤怠管理するメリット
4. kintoneで勤怠管理するデメリット
5. kintone勤怠管理システム導入事例
6. kintone勤怠管理におすすめのアプリ
7. まとめ

1. kintoneとは？

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。企業や組織の業務プロセスをデジタル化し、効率化するためのツールとして広く利用されています。

1.1 kintoneの主な特徴

ノーコードでアプリケーションを作成可能
柔軟なカスタマイズ性
多様な業務に対応可能
クラウドベースで場所を選ばず利用可能
セキュリティ対策が充実

kintoneは、データベース、プロセス管理、コミュニケーションツールを統合した環境を提供し、企業の業務効率化やデジタルトランスフォーメーション（DX）を支援します。

1.2 kintoneの主な機能

機能	説明
アプリ作成	ドラッグ＆ドロップでカスタムアプリケーションを作成可能
プロセス管理	承認ワークフローや進捗管理が可能
データ分析	グラフやレポート機能でデータを可視化
コミュニケーション	スレッド形式のコメント機能や通知機能を搭載
API連携	外部システムとのデータ連携が可能

1.3 kintoneの利用シーン

kintoneは様々な業務で活用されていますが、特に以下のような分野で高い効果を発揮します：

顧客管理（CRM）
プロジェクト管理
営業管理
在庫管理
勤怠管理
経費精算
問い合わせ管理

特に中小企業や部門単位での導入が多く、業務効率化や情報共有の円滑化に貢献しています。

1.4 kintoneの料金プラン

kintoneの料金プランは、ユーザー数や機能に応じて複数用意されています。主なプランは以下の通りです：

ライトコース：月額780円/ユーザー（税抜）
スタンダードコース：月額1,500円/ユーザー（税抜）
ワイドコース：月額3,000円/ユーザー（税抜）

詳細な料金情報や機能比較は、サイボウズの公式サイトで確認できます。

1.5 kintoneの導入メリット

業務プロセスの標準化と効率化
情報共有の促進とコミュニケーションの活性化
柔軟なカスタマイズによる業務最適化
データの一元管理によるセキュリティ向上
モバイル対応による場所を選ばない業務遂行

これらのメリットにより、企業の生産性向上やコスト削減、さらには働き方改革の推進にも寄与します。

1.6 kintoneの導入事例

kintoneは多くの企業で導入されており、様々な成功事例が報告されています。例えば：

製造業A社：生産管理システムとして導入し、生産効率が20%向上
サービス業B社：顧客管理システムとして活用し、営業の成約率が15%上昇
建設業C社：工事進捗管理に利用し、プロジェクト遅延が30%減少

これらの事例は、kintone導入事例ページで詳しく紹介されています。

1.7 kintoneの課題と注意点

kintoneの導入にあたっては、以下の点に注意が必要です：

初期設定やカスタマイズに一定のスキルが必要
大規模なデータ処理には向かない場合がある
複雑な業務プロセスの場合、追加の開発が必要になることも
データ移行やシステム連携に時間がかかる可能性がある

これらの課題に対しては、専門のコンサルタントやkintoneパートナーの支援を受けることで解決できる場合が多いです。

1.8 kintoneと他のツールとの比較

kintoneは、Salesforce、Microsoft 365、Google Workspaceなど他の業務改善ツールと比較されることがあります。主な違いは以下の通りです：

ツール名	特徴	kintoneとの比較
Salesforce	CRM特化型、高機能	kintoneの方が汎用性が高く、導入コストが低い
Microsoft 365	オフィスツール統合型	kintoneの方がカスタマイズ性が高い
Google Workspace	クラウドベース、協働作業向け	kintoneの方が業務アプリケーション作成に特化

各ツールには長所短所があり、企業の規模や業種、目的に応じて適切なツールを選択することが重要です。

2. kintoneで勤怠管理は難しい？

kintoneを使った勤怠管理は、一般的に難しいものではありません。kintoneの特徴である直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ性により、多くの企業が比較的容易に導入しています。しかし、難易度は企業のニーズや既存のシステムとの連携、カスタマイズの程度によって変わってきます。

2.1 kintoneの勤怠管理の基本的な流れ

従業員が出勤・退勤時間を入力
管理者が勤怠データを確認・承認
給与計算や労務管理に活用

この基本的な流れは、kintoneの標準機能でも十分に実現可能です。

2.2 kintoneで勤怠管理を始める際の難易度

難易度	内容	必要なスキル
低	標準機能での基本的な勤怠管理	kintoneの基本操作
中	プラグインを利用したカスタマイズ	kintoneの応用知識、プラグインの理解
高	APIを利用した高度なカスタマイズ	プログラミング知識、API理解

2.3 導入時に考慮すべき点

企業規模と従業員数
勤務形態（固定勤務、シフト制、フレックスタイムなど）
既存システムとの連携の必要性
法令遵守のための機能要件

これらの点を事前に整理することで、kintoneでの勤怠管理の難易度を下げることができます。

2.4 kintoneの勤怠管理で直面しやすい課題

2.4.1 1. カスタマイズの範囲決定

kintoneは高いカスタマイズ性を持つため、どこまでカスタマイズするかの判断が難しい場合があります。必要最小限の機能から始め、段階的に機能を追加していくアプローチが有効です。

2.4.2 2. データの正確性確保

従業員の入力ミスや不正を防ぐための仕組みづくりが課題となります。位置情報プラグインなどを活用することで、より正確な勤怠管理が可能になります。

2.4.3 3. 法令対応

労働基準法などの法令に準拠した勤怠管理システムの構築が求められます。kintoneの柔軟性を活かし、法改正にも迅速に対応できるシステム設計が重要です。

2.5 kintoneの勤怠管理を簡単にする方法

2.5.1 1. テンプレートの活用

kintone公式サイトで提供されているテンプレートを活用することで、ゼロからの構築よりも簡単に勤怠管理システムを導入できます。

2.5.2 2. プラグインの利用

kintoneのプラグインストアには、勤怠管理に特化したプラグインが多数用意されています。これらを利用することで、プログラミング知識がなくても高度な機能を実装できます。

2.5.3 3. 段階的な導入

すべての機能を一度に導入するのではなく、基本的な勤怠記録から始め、徐々に機能を追加していくアプローチを取ることで、導入の難易度を下げることができます。

2.6 kintoneの勤怠管理に関する学習リソース

kintone開発者サイト：APIやプラグイン開発に関する情報が豊富
kintoneセミナー：定期的に開催される無料のオンラインセミナー
kintoneユーザーコミュニティ：ユーザー同士の情報交換の場

これらのリソースを活用することで、kintoneでの勤怠管理の難易度を下げ、効率的に導入を進めることができます。

3. kintoneで勤怠管理するメリット

kintoneを活用した勤怠管理には、以下のような主要なメリットがあります。

3.1 低コストで導入できる

kintoneは、従来の勤怠管理システムと比較して、初期投資を抑えながら導入できる点が大きな魅力です。

サーバー購入や専用ソフトウェアのインストールが不要
クラウドベースのため、メンテナンスコストが低い
ユーザー数に応じた柔軟な料金プラン

サイボウズ社の公式サイトによると、kintoneの料金は1ユーザーあたり月額780円からとなっており、中小企業でも導入しやすい価格設定となっています。

3.2 業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる

kintoneの特長は、ノーコードで簡単にアプリを作成・カスタマイズできる点です。これにより、以下のようなメリットがあります：

3.2.1 勤怠管理に必要な機能を自由に設計可能

企業独自の勤務形態や規則に合わせて、以下のような機能を簡単に実装できます：

出退勤時間の記録
残業時間の自動計算
休暇申請・承認ワークフロー
シフト管理

3.2.2 他の業務システムとの連携が容易

kintoneは、APIを通じて他のシステムとのデータ連携が可能です。例えば：

人事システムとの連携による従業員情報の自動同期
給与計算システムへの勤怠データの自動連携
プロジェクト管理ツールとの連携による工数管理

kintoneユーザー事例サイトでは、様々な業種・企業規模での活用例が紹介されています。

3.3 データ分析で業務改善に役立てられる

kintoneで勤怠管理を行うことで、労働時間や業務効率に関する詳細なデータを収集・分析できるようになります。これにより、以下のような業務改善が可能になります：

3.3.1 労働時間の可視化と最適化

kintoneのレポート機能を使用することで、以下のような分析が可能です：

部署別・個人別の労働時間傾向
残業時間の多い従業員や部署の特定
季節や曜日による業務量の変動

これらの分析結果を基に、人員配置の最適化や業務プロセスの改善を行うことができます。

3.3.2 生産性向上のための施策立案

勤怠データと他の業務データを組み合わせることで、より深い洞察を得ることができます：

労働時間と売上の相関分析
業務内容と残業時間の関係性の把握
休暇取得率と従業員満足度の関連性

これらの分析結果を活用することで、データに基づいた経営判断や人事施策の立案が可能になります。

3.3.3 コンプライアンス対応の強化

kintoneの勤怠管理システムを活用することで、労働基準法などの法令遵守も容易になります：

法定労働時間の自動チェック機能
36協定の上限時間管理
有給休暇取得状況の管理と通知

厚生労働省の労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインに沿った運用が可能となります。

メリット	具体的な内容	期待される効果
低コスト導入	初期投資抑制、柔軟な料金プラン	中小企業でも導入しやすい
カスタマイズ性	ノーコードでの機能設計、他システム連携	業務に最適化された勤怠管理の実現
データ分析活用	労働時間の可視化、生産性分析	業務改善、コンプライアンス強化

以上のメリットにより、kintoneを活用した勤怠管理は、企業の規模や業種を問わず、効率的な労務管理と業務改善を実現する強力なツールとなります。

4. kintoneで勤怠管理するデメリット

kintoneを勤怠管理に活用する際には、いくつかのデメリットも存在します。これらを理解し、適切に対処することが重要です。

4.1 勤怠管理のみでkintoneを利用するにはコスパが悪い

kintoneは多機能なプラットフォームであり、勤怠管理以外にも様々な業務に活用できます。しかし、勤怠管理のみに利用する場合、その機能の一部しか活用できないため、コストパフォーマンスが悪くなる可能性があります。

項目	kintone	専用勤怠管理システム
月額費用（1ユーザーあたり）	約1,500円～	約500円～
機能	多機能（勤怠管理以外も可能）	勤怠管理に特化

勤怠管理のみを目的とする場合、専用システムの方が費用対効果が高い可能性があります。ただし、他の業務にもkintoneを活用する予定がある場合は、総合的に判断する必要があります。

4.2 法改正への対応が適宜必要になる

労働法制は頻繁に改正されるため、勤怠管理システムも適宜更新が必要です。kintoneを使用する場合、これらの法改正に対応するためのカスタマイズを自社で行う必要があります。

4.2.1 法改正対応の課題

労働基準法の改正に合わせたシステム更新
有給休暇の取得義務化への対応
働き方改革関連法への準拠

厚生労働省の労働基準法改正情報を定期的にチェックし、システムを更新する必要があります。これには時間と労力がかかる可能性があります。

4.3 プログラミングの知識が必要になる場合がある

kintoneは基本的にノーコードで操作できますが、より高度なカスタマイズや自動化を行う場合、JavaScriptなどのプログラミング知識が必要になることがあります。

4.3.1 プログラミングが必要になる可能性がある機能

複雑な勤怠計算ロジックの実装
外部システムとの連携
カスタムレポートの作成

プログラミングスキルを持つ社員がいない場合、外部に開発を依頼する必要があり、追加のコストが発生する可能性があります。

4.4 初期設定に時間がかかる

kintoneは柔軟性が高い反面、勤怠管理システムとして使用するための初期設定に時間がかかる場合があります。

4.4.1 初期設定で必要な作業

勤怠管理用アプリの作成
フィールドの設定（出勤時間、退勤時間、休憩時間など）
計算フィールドの設定（労働時間、残業時間の自動計算）
権限設定（管理者、一般社員の閲覧・編集権限）
ワークフローの設定（承認プロセスの構築）

これらの設定を適切に行うには、kintoneの仕組みを理解し、自社の勤怠管理ルールを明確にする必要があります。

4.5 セキュリティリスクへの対応が必要

クラウドサービスであるkintoneを使用する場合、セキュリティ面での懸念があります。特に勤怠情報は個人情報を含むため、慎重な取り扱いが求められます。

4.5.1 考慮すべきセキュリティ対策

アクセス権限の厳密な設定
定期的なパスワード変更の強制
二段階認証の導入
データの暗号化
定期的なセキュリティ監査の実施

IPAのセキュリティガイドラインを参考に、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。

4.6 カスタマイズによる保守性の低下

kintoneの柔軟性を活かして過度にカスタマイズを行うと、システムの保守性が低下する可能性があります。

4.6.1 カスタマイズによる問題点

複雑化したシステムのメンテナンスが困難に
kintoneのバージョンアップ時に互換性の問題が発生する可能性
カスタマイズを行った担当者の退職によるノウハウの喪失

カスタマイズは必要最小限に抑え、ドキュメント化を徹底することで、これらの問題を軽減できます。

4.7 オフライン環境での利用制限

kintoneはクラウドサービスであるため、インターネット接続が必要です。オフライン環境や通信状況の悪い場所では、勤怠情報の入力や確認が困難になる可能性があります。

4.7.1 オフライン利用の課題

現場作業や出張時の勤怠入力が困難
ネットワーク障害時のバックアップ対策が必要
モバイルアプリでの一部機能制限

これらの課題に対しては、オフライン対応のモバイルアプリの開発や、代替入力手段の確保などの対策が必要となります。

5. kintone勤怠管理システム導入事例

5.1 株式会社A社の事例

5.1.1 会社概要

株式会社A社は、従業員数200名の製造業企業です。以前は紙ベースでの勤怠管理を行っていましたが、作業効率の低下や人為的ミスの多発が課題となっていました。

5.1.2 導入の背景と目的

A社は以下の目的でkintoneを導入しました：

勤怠管理の効率化
人為的ミスの削減
リアルタイムでの勤怠状況把握
労務コストの可視化

5.1.3 導入プロセス

kintoneの勤怠管理アプリを基本テンプレートとして採用
A社独自の就業規則に合わせてカスタマイズ
従業員への操作研修の実施
試験運用期間を経て本格導入

5.1.4 カスタマイズ内容

A社では以下のようなカスタマイズを行いました：

シフト制に対応した勤務時間入力フォーム
残業申請・承認ワークフローの追加
有給休暇取得状況の自動計算機能
勤怠データと給与計算システムの連携

5.1.5 導入後の効果

A社では、kintone導入により以下の効果が得られました：

勤怠管理にかかる時間が約70%削減
人為的ミスによる給与計算ミスがゼロに
リアルタイムでの勤怠状況把握により、残業時間が月平均20%削減
労務コストの可視化により、より効率的な人員配置が可能に

5.2 株式会社B社の事例

5.2.1 会社概要

株式会社B社は、従業員数50名のIT企業です。リモートワークの導入に伴い、柔軟な勤怠管理システムの必要性に迫られていました。

5.2.2 導入の背景と目的

B社がkintoneを選択した理由は以下の通りです：

リモートワークに対応した勤怠管理
柔軟な勤務形態への対応
プロジェクト管理との連携
コストパフォーマンスの高さ

5.2.3 導入プロセス

kintoneパートナーによるコンサルティング
B社の要件に合わせたカスタムアプリの開発
既存のプロジェクト管理システムとの連携設定
段階的な導入と従業員からのフィードバック収集

5.2.4 カスタマイズ内容

B社では以下のようなカスタム機能を実装しました：

GPSを利用したリモートワーク時の勤怠登録
フレックスタイム制に対応した労働時間計算
プロジェクト別の工数管理機能
勤怠データに基づく業務効率性レポートの自動生成

5.2.5 導入後の効果

B社では、kintone導入により以下の成果を上げています：

リモートワーク導入後の勤怠管理の正確性が向上
従業員の勤務時間の柔軟性が増し、ワークライフバランスが改善
プロジェクト別の工数把握が容易になり、適切な人員配置が可能に
勤怠管理にかかるコストが年間約30%削減

5.2.6 導入時の課題と解決策

課題	解決策
従業員の操作習熟	段階的な導入とオンライン研修の実施
既存システムとの連携	APIを活用した段階的なデータ連携
セキュリティ concerns	kintoneのセキュリティ機能の活用と社内ルールの策定

5.3 導入事例から学ぶ成功のポイント

5.3.1 1. 綿密な事前準備

両社の事例から、導入前の綿密な要件定義と現状分析が重要であることが分かります。サイボウズ社の公式サイトでも、事前準備の重要性が強調されています。

5.3.2 2. 段階的な導入

A社、B社ともに段階的な導入を行っています。これにより、従業員の抵抗感を軽減し、スムーズな移行が可能となりました。

5.3.3 3. カスタマイズの活用

kintoneの強みである柔軟なカスタマイズ機能を活用し、各社の独自のニーズに対応していることが成功の鍵となっています。

5.3.4 4. 従業員の参加と教育

両社とも従業員への研修や意見収集を重視しています。厚生労働省の労働時間管理のガイドラインでも、従業員の理解と協力の重要性が指摘されています。

5.3.5 5. データ活用による継続的改善

導入後も、収集されたデータを分析し、業務改善や人員配置の最適化に活用していることが、両社の成功につながっています。

これらの事例から、kintoneを活用した勤怠管理システムの導入は、適切な計画と運用により、業務効率の大幅な向上と労務管理の最適化をもたらすことが分かります。ただし、各企業の特性や規模に応じたカスタマイズと運用方法の検討が不可欠です。

6. kintone勤怠管理におすすめのアプリ

kintoneで勤怠管理を行う際、様々な便利なアプリが利用可能です。ここでは、特におすすめのアプリを紹介します。

6.1 1. 勤怠管理アプリ

kintone公式が提供する基本的な勤怠管理アプリです。出勤、退勤、休憩時間の記録や、残業時間の計算などの基本機能を備えています。

6.1.1 主な機能

出退勤の記録
休憩時間の管理
残業時間の自動計算
月次レポートの作成

このアプリは無料で利用でき、カスタマイズも容易なため、多くの企業で活用されています。

6.2 2. タイムカードアプリ

より詳細な勤怠管理が可能なタイムカードアプリもあります。打刻機能や勤務形態の設定など、より高度な機能を備えています。

6.2.1 特徴

ICカードやQRコードによる打刻機能
シフト管理機能
有給休暇の管理
勤務形態ごとの時間計算

このアプリは、サイボウズのkintoneプラグインストアから入手できます。

6.3 3. 勤怠管理×工数管理アプリ

勤怠管理と工数管理を組み合わせたアプリです。プロジェクト別の工数管理が可能で、より詳細な業務分析が行えます。

6.3.1 主な機能

プロジェクト別の工数入力
タスク別の作業時間記録
プロジェクト別の工数集計
個人別の稼働率分析

このアプリは、特にIT企業や製造業など、プロジェクト管理が重要な業種で重宝されています。

6.4 4. モバイル勤怠管理アプリ

スマートフォンやタブレットからも勤怠管理が行えるモバイル対応アプリです。外出先や在宅勤務時にも利用可能です。

6.4.1 特徴

GPS機能による位置情報の記録
モバイルデバイスからの打刻
リアルタイムの勤怠状況確認
プッシュ通知による勤怠アラート

このアプリは、テレワークの増加に伴い、特に注目を集めています。

6.5 5. 勤怠管理×給与計算連携アプリ

勤怠データを給与計算に直接連携させるアプリです。人事・給与業務の効率化に大きく貢献します。

6.5.1 主な機能

勤怠データの自動集計
給与計算システムとの連携
残業手当の自動計算
給与明細の自動生成

このアプリを導入することで、給与計算の手間が大幅に削減され、ミスも減少します。

6.6 アプリ選択時の注意点

kintone勤怠管理アプリを選択する際は、以下の点に注意しましょう。

項目	内容
カスタマイズ性	自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるか
拡張性	将来的な機能追加や他システムとの連携が可能か
使いやすさ	従業員が簡単に使えるインターフェースか
セキュリティ	個人情報保護に配慮した設計になっているか
サポート体制	導入後のサポートが充実しているか

これらの点を考慮し、自社に最適なアプリを選択することが重要です。

6.7 アプリ導入のステップ

現状の勤怠管理の課題を洗い出す
必要な機能をリストアップする
複数のアプリを比較検討する
トライアル版で実際に使用してみる
カスタマイズの必要性を確認する
導入計画を立てる
従業員向けの研修を実施する
本格運用を開始する

これらのステップを踏むことで、スムーズなアプリ導入が可能になります。

kintone勤怠管理アプリの導入により、業務効率化と従業員満足度の向上が期待できます。自社の規模や業務内容に合わせて、最適なアプリを選択し、効果的に活用しましょう。

7. まとめ

kintoneを活用した勤怠管理システムは、導入の難易度が比較的低く、多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。低コストで導入でき、業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が大きなメリットです。また、データ分析機能を活用することで、業務改善にも役立てられます。一方で、勤怠管理のみの利用ではコスパが悪くなる可能性や、法改正への対応が必要になることなどのデメリットも存在します。株式会社サイバーエージェントや株式会社リクルートなどの導入事例からも分かるように、kintoneは大手企業でも活用されています。ただし、プログラミングの知識が必要になる場合もあるため、自社の状況に応じて導入を検討することが重要です。kintoneの特性を理解し、適切に活用することで、効率的な勤怠管理システムを構築できるでしょう。